Política de protección de datos personales

MAXPAR COLOMBIA S.A.S. (en adelante MAXPAR) en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales:

  1. OBJETIVO.

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) tiene como objeto regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales tratados por MAXPAR, ofreciendo herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

  1. ALCANCE.

Esta Política aplica para toda la información personal recolectada en las bases de datos de MAXPAR COLOMBIA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

  1. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA. 

La Política se construye siguiendo lo establecido en la Ley 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

  1. DEFINICIONES. 

Para efectos de este documento, las siguientes palabras, expresiones, términos o vocablos tendrán las definiciones que a continuación se determinan:

  • Empresa: MAXPAR COLOMBIA S.A.S. con NIT No. 901.255.325-1, domiciliada en Bogotá (Colombia), en la Calle 107 A # 11 A – 69, responsable del tratamiento de los datos personales.
  • Habeas data: Derecho constitucional que le asiste a las personas para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento de la información: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Principios rectores: Son aquellos definidos en la ley 1581 de 2012 que rigen el tratamiento de los datos personales, y que corresponden al principio de legalidad, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y confidencialidad.
  • Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
  • Violación de datos personales: Conducta delictiva establecida en el artículo 269 literal f) del Código Penal Colombiano que determina: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
  1. PRINCIPIOS RECTORES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

MAXPAR y sus encargados realizarán el Tratamiento de datos personales con observación de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, y en especial los siguientes:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la reglamenten y desarrollen.

b) Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información gozarán de los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el mismo, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Los demás previstos en la ley o la Constitución.

El Titular de la información tendrá derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio reclamaciones por las infracciones a lo señalado en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data, previo agotamiento del requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, el cual hace referencia al trámite de consulta o reclamo ante la respectiva empresa.

  1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. 

MAXPAR como responsable del tratamiento de la información, de conformidad con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, tendrá a su cargo los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso aplicado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno de estos roles.

  1. OBLIGACIONES.

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para MAXPAR.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

El responsable del tratamiento de datos personales es MAXPAR, mediante el apoyo de la Gerencia, que vigilará el debido cumplimiento del presente documento y de las demás normas que regulan lo referente a esta materia.

  1. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

El encargado del tratamiento de datos personales será cualquier persona natural que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de MAXPAR, quienes acatarán los deberes descritos en la Ley 1581 de 2012 y/o las demás normas referentes que lo regulen.

  1.  ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. 

La Gerencia es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, las cuales se reciben en la urna que se encuentra en el domicilio principal y en el correo electrónico: ____.

  1. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. 

MAXPAR solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las actividades que constituyen tratamiento de datos personales por parte de MAXPAR, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros:

 14.1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y CLIENTES

MAXPAR solicitará previamente la autorización de tratamiento de datos a los contratistas, proveedores y clientes. El tratamiento que se le dará a la información corresponderá al almacenamiento en las bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del tipo de contrato que se celebre. También para remitir publicidad y ofertas de los productos y servicios.

Mediante esta información se espera mantener una comunicación fluida con el fin de garantizar una ejecución satisfactoria del contrato, pedido o solicitud de cotización y lograr celebrar las ventas con nuestros clientes.

La Empresa podrá hacer uso de la información suministrada por dichas personas conocer sus preferencias comerciales y de esta forma mejorar sus procesos de mercadeo y servicio, así como para realizar análisis e investigaciones de mercadeo.

MAXPAR no podrá vender, ceder, comercializar ni transferir ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los proveedores, clientes y contratistas, excepto que tenga la obligación de hacerlo conforme a la legislación vigente.

La información se mantendrá almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del contrato celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará la información de las bases de datos.

14.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES, NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

MAXPAR hará el tratamiento a los datos sensibles que recolecte, respetando los requisitos particulares establecidos en el decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

En relación con los datos de los niños, niñas y adolescentes su tratamiento se efectuará siempre que:

  1. Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
  2. Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales;
  3. se cuente con autorización de su tutor o representante legal;
  4. Se tendrá en cuenta su opinión sobre el particular.

De conformidad con lo fines empresariales podrá requerir información sobre el núcleo familiar del empleado, para saber cómo está conformado su hogar, con el fin de hacerlos participe de actividades culturales y recreo deportivas que organice la empresa.

La Empresa conservará esta información durante el término de duración del contrato laboral, por lo que una vez se termine la relación laboral, analizará si se encuentra obligado a su conservación por un término superior, de no ser así, procederá a su eliminación.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, MAXPAR presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para radicar la solicitud, el titular deberá suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo.
  • Número y clase de identificación.
  • Datos de contacto y/o notificación.
  • Hechos que dan lugar al reclamo.
  • El derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  • Firma de la solicitud.

De conformidad con la normatividad, MAXPAR tendrá un término máximo de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo y en caso de no ser posible atender su solicitud en este término, la Gerencia deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el mismo, el cual no podrá ser superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el evento en que la información no sea suficiente o no haya claridad en la petición, MAXPAR podrá requerir al solicitante dentro de los ocho (8) días siguientes a la recepción de la solicitud, para tener certeza en la titularidad del derecho y el sentido de la petición.

En todo caso, los requerimientos de información no serán un obstáculo al ejercicio al derecho de habeas data.

Si no se obtuviera una respuesta del solicitante dentro del mes siguiente a la comunicación del requerimiento, y la información aportada inicialmente no permitan acceder a la petición, esta se entenderá desistida, sin perjuicio de que en un futuro el peticionario decida reactivar su solicitud dando respuesta a lo requerido.

El Titular que haya agotado el anterior procedimiento y que se le haya negado total o parcialmente su solicitud respecto del ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. 

MAXPAR estará en la obligación de rectificar, modificar y/o actualizar cualquier dato a petición del Titular, cuando la información se encuentre incompleta o inexacta, por lo que el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que sustente su petición.

  1. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES. 

MAXPAR podrá realizar la transferencia de datos a otros terceros países y/o Responsables del tratamiento solamente cuando cuente con autorización correspondiente del Titular o por la ley o por autoridad judicial.

  1. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN. MAXPAR podrá modificar o actualizar esta Política y los cambios deberán ser informados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementarla.
  1. VIGENCIA. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política o durante el término de la relación contractual con el Titular de la información. Cabe destacar que los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por parte del Titular y/o que exista un deber legal de conservarlos.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del __ de ______ de ____.